【第3回／共有編】共同編集・コメント・権限設定のやり方を解説

第2回では、Googleスプレッドシートの画面構成や基本的な使い方についてご紹介しました。

今回は【第3回／共有編】として、複数人で同じシートを編集・管理する際に便利な「共有設定」「コメント機能」「権限管理」の使い方を徹底解説します。
チームでの作業、社内共有、グループでのタスク管理など、複数人での活用シーンが増えている今、基本を押さえておくだけで業務効率が大きく変わります。「誰が編集できる？」「コメントってどう使うの？」といった素朴な疑問から、権限トラブルを防ぐコツまで、初心者にもやさしい解説を目指しました。

 

ファイルの共有方法の基本

Googleスプレッドシートは、個人利用だけでなくチームでの作業にも強力なツールです。特に複数人で同じデータを編集・管理したい場面では、「ファイル共有」が欠かせません。
このセクションでは、Googleスプレッドシートを他のユーザーと共有する方法と、共有時の基本的なポイントについて解説します。これを理解することで、職場やグループでの作業がスムーズに進み、トラブルも未然に防げます。

 

「共有」ボタンの使い方

Googleスプレッドシート右上の「共有」ボタンをクリックすると、共有設定のウィンドウが表示されます。ここから他のユーザーとの共同作業が可能になります。

 

メールアドレスでの共有とリンク共有の違い

メールアドレスを指定して共有すれば、特定の相手に直接通知が届きます。

一方、リンク共有はURLを知っていれば誰でもアクセスできる方式です。

 

閲覧・コメント・編集の権限の違い

閲覧者ができることを、以下の3種類に設定することができます。

どの権限設定にするかは、状況に応じて変えていきましょう。

 

権限設定の活用術

スプレッドシートでは、編集や閲覧などのできることを簡単に設定することができます。閲覧者ができることを権限と呼び、その使い方など解説します。

 

編集権限を特定ユーザーにだけ付与する

「一般的なアクセス」の部分を「リンクを知っている全員」にすると、社外の人や誰でも編集や閲覧が可能となってしまいます。。

社内のみで共有する場合などは、限定公開にすることをおすすめします。限定公開の手順は上の画像のように「制限付き」にし、ユーザーのアドレスやグループなどを入力します。

 

外部漏洩を防ぐポイント

先ほどのように限定公開にしたり、URLは必要最低限の人に教えることで外部漏洩を防ぐことに繋がります。

特にURLを社内で共有する場合は、送り先や共有方法など注意が必要です。

 

共有の一時停止方法

必要に応じて共有を一時停止する場合は、共有設定画面でユーザーを削除するか、リンクのアクセス権限を「制限付き」に変更します。

例えばスプレッドシートをメンテナンスしている際や、一時的に周りの人からの入力を停止したいとき、または想定外の人が編集してしまっている可能性がある時に停止する場合に有効です。

 

コメント機能の使い方とコツ

コメントの挿入方法と通知の仕組み

セルを選択した状態で右クリックし「コメント」を選ぶことで、内容に対するフィードバックが可能です。ユーザー名を追加することでコメントは対象ユーザーに通知されます。

 

チームでのフィードバックを効率化するテクニック

担当者を＠メンションで指定し、返信スレッドで対話形式のやりとりを行うことで、確認漏れを防ぎやすくなります。

スプレッドシートでもあまり使われない人が多いですが、重要な内容や緊急のことなどに使用すると業務が効率的に行えます。

 

共同編集でありがちなトラブルとその対処法

スプレッドシートは自動保存のため、予期せぬ上書きや削除してしまうリスクがあります。その対処法を紹介します。

 

セルの上書きした場合の対処法

まずは、セルに間違えて上書きし、一つ前やいくつかの直近の手順を戻りたいとき。その場合はショートカットが便利なので、Ctrl+Zを押しましょう。たったこれだけで手順を戻ることができます。

 

しばらく前の手順に戻りたいとき

先ほどは本当に直近の手順ですが、もっと大胆に戻りたいこともあるでしょう。

その場合は「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」にすることで、過去の状態に戻すことができます。

削除したデータを戻す方法

もしデータ自体を削除した場合は、Googleドライブに行き、ゴミ箱から復元することができます。

まとめ

この記事では、Googleスプレッドシートの「共有」「権限設定」「コメント機能」について基本から応用まで解説しました。

チーム作業や共同編集の効率を上げるには、これらの機能を正しく使いこなすことが不可欠です。

特に権限管理やコメントの活用は、ミスを防ぎながら円滑なコミュニケーションを可能にしてくれます。

 

ぜひ今回の内容を参考に、あなたのスプレッドシート活用を一段レベルアップさせてみてください。

次回は【第4回／入力編】として、オートフィルや連続データ入力を使った作業効率化のコツをご紹介します。入力作業に悩んでいる方や、もっと時短したい方はぜひチェックしてみてください！