Excel基本操作ガイド:初心者が知っておくべき10のポイント

Excelは仕事やプライベートにも活かせるのでとても便利ですが、初心者の方にとっては何から覚えたらいいのか分からないものです。

そこでこの記事ではExcelの初心者向けに知ってほしいポイントを10個を紹介します。

Excelは知識として知っているだけで業務の幅が広がり、同じ作業でも時間削減や正確性UPなど大きく差が出ます。

この記事を読んでExcelの仕事術として活かしていきましょう。

Excel初心者が知っておくべき10のポイント

Excelでは基本名称や入力の仕方、データの作成方法など「知っているか」「知らないか」で大きな差が生まれます。

特に初心者の方に知っておいてほしいポイントを以下にまとめました。

 

【ポイント1】Excelの基本名称

上記のようにExcelの名称を知っておくことで、ネットや本で学ぶときも格段に分かりやすくなります。

特にExcel初心者の方がよくわからなくなるのが列と行。縦方向のAやBなどが列となり、A列、B列、C列と呼びます。

一方横方向が行となるので、B列の3行目という呼び方をします。

また、Excelでは一つのマスのことを「セル」と呼び、1ページ全体を「シート」と呼びます。

さらにシートは複数作成することができ、この保存するときにこのExcelデータ一つを「ブック」と呼びます。

 

【ポイント2】データ入力の基本

セルには自由に文字を入力することができますが、それが文字列か数値かによって扱いが変わります。

最も分かりやすいのは「文字列は左揃え」「数値は右揃え」に自動でなるということでエス。

もしデータが文字列になっている場合、足し算や引き算などの計算ができません。

現時点では「文字列」や「数値」というように種類があるということを知っておくだけでもいいでしょう。

 

【ポイント3】 数式の基礎

Excelの便利なところと言えば何と言っても計算に特化したツールということ。

上記のように合計を出す場合、オートSUMという機能で一発で表示することができます。

足し算は「+」引き算は「-」を使用しますが、掛け算や割り算も簡単にできます。

このような計算は四則演算といい、合計を出す場合はオートSUMを覚えることをおすすめします。詳しくは以下の記事を見てみましょう。

 

【ポイント4】セルの書式設定

Excelを使い始めだとしても、文字の色変更や背景色の変更方法は早めに知っておくことをおすすめします。

上記の画像のアイコンをクリックすることで簡単に変更することができます。

 

【ポイント5】表の作成と整列

表のような線を罫線というのですが、上の画像のアイコンをクリックすることで簡単に罫線を挿入することができます。

また、テーブル機能を使うと以下のようにデザインもボタン一つで作成することができます。

テーブル機能は私もかなり使用していますが、Excel初心者の方以外も中級、講師の方もよく使っています。

以下の記事はテーブル機能について記事をまとめています。

【ポイント6】シートの管理

Excelは1つのシートだけではなく、同じシートをコピーして使うことも多くあります。シート名の上で右クリックすることで、シートのコピーや名前の変更、色変更など様々なことができます。

 

【ポイント7】基本的なショートカットキー

ショートカットを使用することで時間の短縮となります。特に使用頻度の高いもので言えば、Ctrl+Cでコピー、Ctrl+Vで貼り付けです。

それ以外にもたくさん便利なショートカットがありますので、以下の記事を参考にしましょう。

また、ワイヤレスマウスを使用するとかなりの時間短縮になります。

【ポイント8】 データの保存方法

Excelを使い始めて悩むのが「名前をつけて保存」と「上書き保存」についてです。

名前を付けて保存	違うファイル名で保存する
上書き保存	今のデータに上書きする

例えば他の方が作成したテンプレートに対し、新しく別の名前で保存したいときは「名前をつけて保存」となります。

逆に、今使っているデータに対して同じ名前で上書きしたいときは「上書き保存」となります。

 

【ポイント9】印刷設定の基礎

印刷するときに1ページに入らないという問題や、うまく印刷をカスタマイズできないことはよくあります。

実は青い線をドラッグすることで解決することも多くあります。印刷に関する記事も当サイトでまとめていますので、見てみましょう。

 

【ポイント10】簡単な関数を知る

「合計」「最大値「平均」などの基本的な関数や、指定した条件に該当したものだけ合計を出すこともできます。関数も多くの種類がありますが、初心者の方にもまず覚えてほしい関数のリンクを紹介します。

 

Excelのまとめ

今回はExcelの初心者向けに知ってほしいポイント10個について紹介しました。

Excelの基本的な名称やセルの書式設定、印刷等、覚えることで仕事に活かせることが多くあります。

今は「こんなに覚えることが多い」と思うかもしれませんが、一つ一つ覚えることで確実にスキルが上達します。

 

Excelの機能を使いこなすと、仕事の効率化から大きな時間短縮に繋がります。

仕事術のスキルが増えるとプライベートの時間を時間を増やすことができますので、当サイトで得た知識を是非活用していきましょう。

また、Excelを含め、スキルアップのために動画で学びたい方にはSchooがおすすめです。

私も実際に登録していますので、以下の記事で詳細を載せています。