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Excelの選ぶやつって?リストから選ぶ簡単な方法

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Excel選ぶやつ
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Excel歴15年。基本操作から関数、マクロ、VBAまで仕事で便利だったことを中心に書いています。お仕事の時間短縮にお役に立てれば幸いです。
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Excelを使っていると、いちいち入力するのが面倒だから「リストから選びたい!」ってことがありますよね?

商品名や部署の氏名を入力するときなど、リストから選ぶとすごく仕事が効率的になります。

そこでこの記事ではExcelでリストから選ぶ方法をお伝えします。

Excelで選ぶ2つの方法
  1. ショートカットから選ぶ方法
  2. データの入力規則を使った方法

 

Excelの選ぶやつの作り方

2つの方法の中でも、まずはショートカットでできる方法から紹介します。

 

ショートカットで選ぶ方法

Excelの選ぶ画面

上記のように「C5」のセルを選択している状態で、キーボードのAlt+を押してみましょう。

すると、その上のセルに入力している言葉を自動で選べれるようになり、クリックすることで入力できます。

「付箋」が2回出た時など、同じ言葉が複数出てきた場合はExcelが自動的に重複を削除してくれます。また、順番もExcelが自動で名前を分かりやすく昇順で並び替えてくれます。

Excelの入力規則を使った方法

Excelの選ぶ画面5

次に、データの入力規則を使った方法を紹介します。

データの入力規則の手順
  1. リストにしたいものを同じ列に入力
  2. 選べれるようにしたい所を選択
  3. 「データ」タブ→データツールの「データの入力規則」を選択
  4. 「設定」タブの入力値の種類を「リスト」に変更
  5. 元の値を入力

 

設定方法について画像と一緒に説明します。

まずはリストにしたい言葉を入力します。

Excelの選ぶ画面2
今回はG列に都道府県を入力しました。

次は範囲を選択して、データの入力規則の設定します。

今回はD3~D7を選択しました。そして、「データ」タブのデータツールにある、データの入力規則を選択します。

 

Excelの選ぶ画面3

次に、リスト化したい内容について設定します。

「設定」タブの入力値の種類をリストに変更します。

そして、リスト化したい言葉を入力している範囲を、「元の値」の所に入力します。

Excelの選ぶ画面4

これで完成です。

D7をクリックすると、先ほど設定した都道府県が選択できるようになりました。

Excelの選ぶ画面5

どんなものをExcelで選べれるようにすると便利?

今回のようにプルダウンで選べれるようになるのはとても便利ですが、一体どのようなものをリスト化すると仕事が効率的になるかを考えてみましょう。

筆者はこれまで複数の製造や福祉など多数の業種や職種を経験してきましたが、Excelで選べれるようにしたら効率的になるおすすめのものを紹介します。

Excelの資料 リスト化したいもの
請求書 宛先の会社名
送付状 宛先の会社名
注文書 商品名
現場作業員用指示書 部内の氏名
備品管理 注文先

 

まとめ

いかがでしたか?

この記事ではExcelでリストから選ぶ方法として大きく2つの方法を紹介しました。

私は仕事をなるべく早く切り上げたいといつも思うため、少しでも効率的になるものは実践するように心がけています。

当サイトで紹介するExcelの仕事術が一つでもお役に立てれば幸いです。

とても便利な方法なので、是非活用していきましょう。

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